Privacyverklaring
Smart Admin

1Wie wij zijn, en wie waarvoor verantwoordelijk is

Smart Admin is een app van Schröder Business Consult (KvK 87125897), gevestigd te Wassenaar, handelend onder de naam Fluid Waves. Bereikbaar via info@fluidwaves.nl of 06-2900 4446.

Er zijn twee rollen, en dat onderscheid bepaalt bij wie u moet zijn:

• U bent verwerkingsverantwoordelijke voor alles in uw administratie: uw facturen, uw bonnen, uw boekingen en de gegevens van uw klanten, leveranciers en eventuele medewerkers. U bepaalt wat u invoert en waarom, en u staat in voor de juistheid en de rechtmatigheid ervan. Wij voeren alleen uit wat u opdraagt.
• Wij zijn verwerkingsverantwoordelijke voor uw eigen account: uw e-mailadres, uw wachtwoord, uw abonnement en uw verbruik van de app. Daarvoor geldt deze verklaring.

Praktisch: wil een klant of leverancier van u weten welke gegevens u van hem hebt, dan is dat uw verzoek om af te handelen, niet het onze. Komt zo'n verzoek bij ons binnen, dan sturen wij het naar u door en helpen wij u om het uit te voeren.

2Welke gegevens de app verwerkt

Van u als gebruiker. Uw e-mailadres en uw versleuteld opgeslagen wachtwoord — ook voor ons niet leesbaar — uw abonnement, en hoeveel bewerkingen u doet met de bijbehorende kosten, waaronder de AI-verwerkingen. Die verbruiksgegevens bevatten niets uit uw administratie. De betaling loopt via Stripe; volledige bank- of kaartgegevens zien wij niet.

In uw administratie. Wat u invoert of uploadt: facturen, bonnen, boekingen, bankafschriften en de gegevens van uw klanten, leveranciers en eventuele medewerkers. Op een bon of factuur staan vaak ook namen van contactpersonen; die horen erbij en wij halen ze er niet uit.

Bij facturen per e-mail. Stuurt u of uw leverancier een factuur naar uw inleveradres, dan bewaren wij bij de boeking van welk e-mailadres hij kwam, en komt er een regel in het overzicht ‘Laatste mails’ met het afzenderadres, het onderwerp en wat ermee gebeurd is. Zie artikel 4.

Wij vragen nooit om een burgerservicenummer, en de app heeft dat ook niet nodig.

3Waarvoor wij ze gebruiken, en op welke grond

De gegevens van uw account gebruiken wij om u toegang te geven, uw abonnement uit te voeren, te factureren en u te bereiken als er iets met de app is. De grondslag is de overeenkomst die wij met u hebben, en voor de verbruiksgegevens daarnaast het gerechtvaardigd belang om de dienst te kunnen leveren en afrekenen.

De gegevens in uw administratie verwerken wij uitsluitend in uw opdracht, voor het leveren van Smart Admin. De grondslag daarvoor bepaalt ú: in de praktijk is dat uw eigen administratie- en bewaarplicht als ondernemer.

Wij gebruiken uw administratie nooit voor onszelf: niet voor analyse, niet voor productontwikkeling, niet commercieel. Wij verkopen niets en delen niets met derden, behalve de partijen in artikel 7.

Wat wij wél zien zonder uw administratie te openen, is het beheeroverzicht: per gebruiker het e-mailadres, het aantal administraties en boekingen, het verbruik en het abonnement. Dus aantallen, geen inhoud. Uw administratie zelf raadplegen wij niet, behalve als u daar zelf om vraagt, als het strikt nodig is om een storing op te lossen, of als de wet ons daartoe verplicht.

4Facturen per e-mail

U kunt in de app een eigen inleveradres aanzetten, zodat u een factuur rechtstreeks naar uw administratie kunt mailen. Wat daar binnenkomt, loopt via Resend: die ontvangt de mail voor ons en wij halen de bijlagen op.

Twee dingen zijn daarbij goed om te weten. U kunt instellen dat alleen uw eigen e-mailadres wordt geaccepteerd, met een lijst van extra afzenders die u er zelf bij zet. En wij mailen een bevestiging alleen naar u, nooit naar de afzender — een leverancier krijgt dus geen antwoord van ons.

Gebruikt u deze functie niet, dan komt er niets binnen.

5Hoe lang wij ze bewaren

Zolang uw abonnement loopt blijft alles beschikbaar en kunt u op elk moment alles downloaden. De wettelijke bewaarplicht van zeven jaar rust op u als ondernemer, niet op ons: zorg dus zelf voor uw kopie.

Zegt u op, dan blijft uw administratie nog dertig dagen toegankelijk zodat u uw gegevens kunt ophalen. Daarna verwijderen wij ze. Wilt u eerder weg, of wilt u een volledige kopie, dan voeren wij dat op uw verzoek uit, uiterlijk binnen dertig dagen.

Over de reservekopie. Elke nacht maken wij een kopie van de bestanden in uw administratie naar een tweede, afgeschermde opslag. Dat is er om te voorkomen dat werk verloren gaat als er per ongeluk iets wordt weggegooid. Verwijdert u een bon in de app, dan blijft die kopie daarom nog negentig dagen staan — zet u hem in die periode terug, dan is hij er nog. Daarna wordt ook de kopie verwijderd. Zegt u op, dan geldt hetzelfde voor alles wat bij uw administratie hoorde.

Eén uitzondering: de facturen die wíj aan u sturen horen bij onze eigen boekhouding en bewaren wij zeven jaar, omdat de belastingwet dat voorschrijft. Daar staat niets uit uw administratie in.

6Met wie wij ze delen

Wij schakelen partijen in die de app laten werken. Zij mogen de gegevens alleen gebruiken voor wat wij hun opdragen, en met elk van hen is een verwerkersovereenkomst gesloten.

Uw gegevens staan in Ierland, dus binnen de Europese Unie. Bij de Amerikaanse partijen kan een deel van de gegevens buiten de Europese Economische Ruimte terechtkomen. Dat gebeurt op basis van de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie. Verder delen wij niets met derden, tenzij de wet ons daartoe verplicht.

7Wat wij op uw apparaat opslaan

Deze app plaatst geen volgcookies en geen advertentiecookies, en wij meten geen gebruikersstatistieken. Wat wij wél opslaan is nodig om de app te laten werken: uw inlogsessie, zodat u niet bij elke handeling opnieuw hoeft in te loggen, en uw eigen voorkeuren in het scherm. Logt u uit, dan verdwijnt de sessie.

8Gebruik van AI

Smart Admin gebruikt een taalmodel van Anthropic voor drie dingen. Per functie gaat alleen mee wat die functie nodig heeft:

• Bonnen en facturen lezen. Het bestand zelf gaat mee — de pdf of de foto, zoals u hem aanlevert. Daar staat alles op wat op die bon staat, ook namen en adressen. Dat is nodig om de bedragen, de btw en de datum eruit te halen.
• Lotte, de helpdesk. Alleen uw vraag en de laatste paar regels van het gesprek, samen met de handleiding. Uw administratie gaat hier niet mee.
• De samenvatting van de belastingregels. Daarvoor zoekt het model op internet naar actuele bronnen. Er gaan geen gegevens van u mee; de zoekopdracht gaat alleen over de regels zelf. De uitkomst is informatief: die tarieven worden niet automatisch in uw berekeningen gebruikt, en u controleert ze zelf op belastingdienst.nl.

Wat naar het taalmodel gaat, wordt niet gebruikt om modellen te trainen.

En een punt waar wij aan hechten: de app boekt nooit iets automatisch definitief. Wat de AI uit een bon haalt, krijgt u eerst te zien en u bevestigt het. Controleer het altijd — een taalmodel kan zich vergissen.

9De demo

Op de site kunt u Smart Admin uitproberen zonder account. Die proefadministratie is voor iedereen dezelfde: wie na u de demo opent, ziet wat u hebt ingevoerd en geüpload, totdat de demo wordt teruggezet. Dat gebeurt elke nacht, waarbij ook de bestanden die bezoekers hebben toegevoegd worden opgeruimd.

Daarom één verzoek: zet geen echte bonnen of persoonsgegevens in de demo. Gebruik de voorbeelden die er al in staan, of een bon waar niets gevoeligs op staat. Wilt u met uw eigen administratie werken, maak dan een account aan — die is wél afgeschermd.

10Uw rechten

U mag ons vragen welke gegevens wij van u hebben, ze laten corrigeren, laten verwijderen of laten overdragen. Ook mag u bezwaar maken tegen het gebruik ervan. Wij reageren binnen vier weken. Stuur uw verzoek naar info@fluidwaves.nl.

Gaat uw verzoek over gegevens die in de administratie van een van onze klanten staan — omdat u daar klant, leverancier of medewerker bent — dan sturen wij het door naar die klant. Hij bepaalt wat er met die gegevens gebeurt; wij voeren alleen uit.

Bent u het niet eens met hoe wij met uw gegevens omgaan, dan kunt u een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

11Beveiliging en datalekken

Al het verkeer loopt over een beveiligde verbinding. Sleutels en wachtwoorden staan in de omgevingsvariabelen van onze serveromgeving, nooit in de broncode, en voor elke publicatie loopt er een controle op achtergebleven sleutels. De database is alleen bereikbaar via serverfuncties; iedere gebruiker ziet uitsluitend zijn eigen gegevens.

Is er onverhoopt toch iets misgegaan met uw gegevens, dan melden wij dat binnen 72 uur bij de Autoriteit Persoonsgegevens als dat nodig is, en informeren wij u als het lek een hoog risico voor u oplevert.

12Wijzigingen

Verandert er iets aan deze app of aan de partijen die wij inschakelen, dan passen wij deze verklaring aan. Boven aan de pagina staat wanneer dat voor het laatst gebeurde. Bij een ingrijpende wijziging laten wij het u weten in de app zelf.