Dit zijn de voorwaarden die gelden wanneer u Smart Admin gebruikt. Lees ze voordat u een abonnement afsluit. U kunt deze pagina afdrukken of als pdf bewaren met de knop hieronder.
Smart Admin wordt aangeboden door Schröder Consult (KvK 87125897), gevestigd te Wassenaar, hierna “de aanbieder”. Smart Admin is een online administratietool waarmee u — de ondernemer of zzp’er die een account aanmaakt, hierna “de gebruiker” — uw eigen bedrijfsadministratie voert.
Bij het aanmaken van een account krijgt u een lege, eigen administratie. De gegevens die u invoert — facturen, boekingen, klanten en alle overige gegevens — zijn en blijven van u. Iedere administratie is technisch van andere administraties afgeschermd: u ziet uitsluitend uw eigen gegevens, en andere gebruikers zien die van hen. Deze scheiding wordt op databaseniveau afgedwongen.
De aanbieder heeft geen toegang tot de inhoud van uw administratie. Uw facturen, boekingen, klantgegevens en bedragen zijn voor de aanbieder niet inzichtelijk. De afscherming geldt ook voor de aanbieder zelf. De aanbieder verwerkt uitsluitend de gegevens die nodig zijn om de dienst te leveren en te factureren, zoals beschreven in artikel 4.
Om de dienst te leveren verwerkt de aanbieder: (a) uw accountgegevens (e-mailadres en inloggegevens) voor toegang en beveiliging; en (b) gebruiks- en verbruiksgegevens — het aantal bewerkingen en de bijbehorende technische kosten (waaronder AI-verwerkingen) — die nodig zijn voor de facturering en voor het bewaken van de dienst. Deze verbruiksgegevens bevatten niet de inhoud van uw administratie. De aanbieder verkoopt uw gegevens niet en deelt ze niet met derden voor commerciële doeleinden. Daarbij geldt dat de aanbieder geen inzicht heeft in uw wachtwoord: wachtwoorden worden versleuteld opgeslagen en zijn ook voor de aanbieder niet leesbaar. Van uw account registreert de aanbieder alleen uw e-mailadres.
Ten aanzien van de gegevens in uw administratie treedt de aanbieder op als verwerker en bent u de verwerkingsverantwoordelijke. U bepaalt welke gegevens u invoert en met welk doel; de aanbieder verwerkt deze uitsluitend in uw opdracht, om de dienst te leveren. U bent zelf verantwoordelijk voor de juistheid en rechtmatigheid van de gegevens die u invoert, en voor het naleven van uw eigen verplichtingen onder de AVG jegens bijvoorbeeld uw klanten.
Smart Admin gebruikt kunstmatige intelligentie (AI) als hulpmiddel, bijvoorbeeld bij het verwerken van factuurgegevens en het informeren over belastingregels. Daarbij kunnen gegevens die u invoert worden voorgelegd aan een externe AI-dienst (Anthropic) om die verwerking uit te voeren. Deze verwerking gebeurt om de door u gevraagde functie te leveren. AI-uitkomsten zijn ondersteunend en worden nooit automatisch als definitief in uw administratie vastgelegd zonder uw bevestiging. De aanbieder is niet aansprakelijk voor onjuistheden in AI-uitkomsten; controleer deze altijd zelf.
Smart Admin is een hulpmiddel. U bent zelf volledig verantwoordelijk voor de juistheid, volledigheid en uitvoering van uw administratie, en voor het tijdig en correct indienen van aangiften. Berekeningen en overzichten (waaronder btw, resultaat, balans en IB) zijn bedoeld ter ondersteuning en dienen te worden gecontroleerd door een boekhouder, accountant of belastingadviseur voordat u er beslissingen op baseert of aangiften op indient. Informatie over belastingregels dient uitsluitend ter algemene informatie.
Smart Admin wordt aangeboden op basis van een maandabonnement. De actuele tarieven staan vermeld op de website. Het abonnement wordt maandelijks vooraf gefactureerd en is maandelijks opzegbaar. Bij opzegging blijft de toegang bestaan tot het einde van de betaalde periode. De aanbieder kan de tarieven wijzigen; wijzigingen worden vooraf aangekondigd en gaan pas in bij een volgende periode.
De aanbieder spant zich in voor een goede beschikbaarheid van de dienst, maar kan geen ononderbroken beschikbaarheid garanderen. U bent zelf verantwoordelijk voor het bewaren van kopieën of exports van uw gegevens waar u die nodig heeft, bijvoorbeeld voor de wettelijke bewaarplicht. Na beëindiging van uw abonnement kunnen uw gegevens na een redelijke termijn worden verwijderd; zorg dat u tijdig een export maakt.
Voor zover wettelijk toegestaan aanvaardt de aanbieder geen aansprakelijkheid voor gevolgen, schade of uitkomsten voortvloeiend uit het gebruik van Smart Admin, waaronder gemiste of onjuiste aangiften, verlies van gegevens, of beslissingen genomen op basis van berekeningen of AI-uitkomsten.
De aanbieder is nooit aansprakelijk voor indirecte schade of gevolgschade. Daaronder vallen in elk geval: gederfde winst, gemiste omzet of besparingen, bedrijfsstagnatie, reputatieschade, opgelegde boetes, naheffingen of belastingrente, en het verlies, de beschadiging of het onterecht openbaar worden van gegevens.
Voor zover de aanbieder ondanks het voorgaande toch aansprakelijk is, is die aansprakelijkheid beperkt tot het bedrag dat u in de twaalf maanden voorafgaand aan de schadeveroorzakende gebeurtenis voor de dienst aan de aanbieder hebt betaald (exclusief btw), met een maximum per gebeurtenis en per kalenderjaar. Een reeks samenhangende gebeurtenissen geldt daarbij als één gebeurtenis. Bij een aanspraak op schadevergoeding moet er bovendien een direct en aantoonbaar causaal verband bestaan tussen het ontstaan van de schade en het gebruik van Smart Admin onder deze voorwaarden.
Een recht op schadevergoeding bestaat alleen als u de schade zo spoedig mogelijk, en uiterlijk binnen 30 dagen na ontdekking, schriftelijk bij de aanbieder meldt.
Deze voorwaarden beperken uw wettelijke rechten niet en sluiten geen aansprakelijkheid uit voor zover dat wettelijk niet is toegestaan, bijvoorbeeld bij opzet of bewuste roekeloosheid van de aanbieder.
De aanbieder kan deze voorwaarden wijzigen. Bij belangrijke wijzigingen wordt u geïnformeerd. Door de dienst na een wijziging te blijven gebruiken, aanvaardt u de gewijzigde voorwaarden.